Wie man mit Geschäftsenglisch eine Bestellung aufgibt

Heutzutage kommt man in unserer Geschäftswelt ohne Englischkentnisse nicht weit. Egal in welcher Branche man sich befindet, es kommt immer wieder zu Situationen, bei denen man mit Kunden aus dem Ausland zu tun hat. Diese müssen natürlich nicht unbedingt aus den Teilen der Welt kommen, in denen Englisch die Muttersprache ist. Dennoch wird mit einer überwältigenden Mehrheit, auch bei Nicht-Muttersprachlern, auf Englisch kommuniziert, da es schlichtweg für die internationale Kommunikation, die meist bedeutende Sprache ist. Leider reichen hier die Basiskenntnisse aus der Schule nicht aus, wie folgendes Beispiel verdeutlichen soll:

Sie erinnern sich sicherlich noch an Ihre Anfangszeit im Berufsleben? Wenn nicht, möchten wir einen kleinen Tipp abgeben, in welcher Situation Sie sich damals höchstwahrscheinlich einmal befunden haben. Frisch von der Schule kommend und nur so vor Motivation strotzend, erlebten Sie Ihre ersten Arbeitstage im neuen Büro. Doch es dauert nicht lange, bis Sie das erste Mal etwas bei Kollegen nachfragen mussten. Dabei ging es anfangs mit Sicherheit nicht um irgendwelche komplexen Arbeitsvorgänge, sondern nur um den richtigen Ablauf einer Bestellung – vielleicht sogar darum, wie man eine Bestellungsemail richtig formuliert. Sie müssen dies erst einmal von Grund auf erlenen und genau das Gleiche wiederfährt Ihnen nun, wenn Sie sich auf internationale Gefilde wagen und das erste Mal eine Bestellung auf Englisch verfassen müssen. Mit diesen Tipps für business English müssen Sie davor keine Angst mehr haben.

Zunächst das Wichtigste für eine Bestellung auf Englisch. Das englische Wort für „Bestellung“ lautet „order“ und sollte natürlich in der Betreffzeile der E-Mail als erstes genannt werden. Darauf folgt wie im Deutschen auch eine Produktnummer, damit der Lieferant auch weiß, auf welches Produkt Sie sich beziehen. Die Anrede wird gewählt, je nachdem, ob Ihnen bekannt ist, wer der zuständige Sachbearbeiter ist oder nicht. Bei Letzterem schreiben Sie „Dear Sir or Madam“. Dies ist das englische Pendant zu unserem „Sehr geehrte Damen und Herren“. Vielleicht haben Sie schon einmal irgendwo die Phrase „To whom it may concern“ gelesen. Damit sollten Sie jedoch vorsichtig sein, da dies schon fast zu formal ist und in der Regel nur bei Briefen (oder E-Mails) an offizielle Behörden verwendet wird. „Dear Mr/Mrs/Ms“ wird gewählt, wenn bekannt ist an wen genau im Unternehmen sich die E-Mail richtet. „Ms“ ist im Übrigen die weibliche Anrede, die verwendet wird, wenn man nicht weiß ob die betroffene Sachbearbeiterin verheiratet ist oder nicht (eine für unsere Zeit eigentlich nicht mehr wichtige Unterscheidung). Nach der Anrede folgen ein Komma und eine Leerzeile – wichtig: Jetzt wird im Englischen jedoch nicht klein weitergeschrieben, sondern groß.

Neben den bei einer Bestellung üblichen Dingen, wie einer genauen Produktbeschreibung („product description“), dem vereinbarten Kaufpreis (womöglich aus einem Bestellkatalog übernommen), dem erwarteten Lieferdatum („expected delivery date“) und weiteren Bedingungen, welche unternehmensspezifischer Natur sind, gibt es einige hilfreiche Phrasen, wie man eine solche E-Mail beginnen kann:

• „Considering your offer in catalogue XY…“ („Bezug nehmend auf Ihr Angebot im Katalog XY…“)

• „We are interested in the following offer:“ („Wir sind an folgendem Angebot interessiert:“)

• „Please send us more information concerning the offer XY…“ („Bitte senden Sie uns mehr Information bezüglich des Angebots XY…“

• „We want to buy / we want to purchase the product XY…“ („Wir möchten das Produkt XY kaufen“)

In einer „sales acknowledgment e-mail“ werden manchmal zudem weitere Informationen angegeben, falls dies nötig sein sollte. Beispielsweise kann die Lieferadresse („shipping address“) von der Adresse des Hauptsitzes des Unternehmens abweichen. So etwas ist natürlich genauso wichtig anzugeben, wie eine bevorzugte (oder womöglich sogar alternativlose) Zahlungsmethode („form of payment“). Auch Größe und Farbe des Produkts können hier gegebenenfalls noch spezifiziert werden. Sollte es nicht nötig sein, das Produkt bis zu einem bestimmten Stichtag bei Ihnen im Unternehmen vorzufinden, so können Sie die E-Mail mit der Phrase „Please let us know when we can expect the delivery.“ (Teilen Sie uns bitte mit, wann wir mit der Lieferung rechnen können.“) beenden.

Als Grußformel verwendet man bei Lieferanten, mit denen man bisher noch in keinem Geschäftsverhältnis steht, in der Regel die Phrase „Yours faithfully“. Dies ist eine formelle Grußformel, die bei mehrmaligen Geschäften mit dem gleichen Ansprechpartner des Unternehmens ohne Bedenken mit dem etwas informelleren „Yours sincerely“ ausgetauscht werden kann. Sollte man sich noch besser kennen, kann auch die Grußformell „Kind regards“ – simultan zu unserem deutschen „Schöne Grüße“- angewandt werden.

Ab und an muss man eine abgegebene Bestellung auch wieder stornieren. Im Englischen verwendet man dafür am besten Phrasen, wie „I would like to cancel my order“ („Ich möchte meine Bestellung stornieren“), „Please rescind my order No. XY“ („Bitte stornieren Sie mein Bestellung Nr. XY“) oder „My order No. XY is obsolete. Please cancel it immediately“ („Meine Bestellung Nr. XY ist hinfällig. Bitte stornieren Sie diese auf der Stelle“).

Zum Abschluss finden Sie hier noch ein Musterbeispiel, wie eine solche Bestellungsemail aussehen könnte:

Order Product No. 1994

Dear Sir or Madam,

I would like to place an order concerning the following product:

• Product: XY (No. 1994)

• Quantity: 2 times

• Price (as seen in your catalogue No. 2/2019): 13,12 €

• Delivery date: 4th of May 2019 (im US-English lautet die Reihenfolge MM/DD/YYYY à 05/04/2019)

Please let us know if the delivery to this specific date is possible.

If there are any questions concerning my order, feel free to contact me any time.

Yours faithfully,

Your name

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